faq_slohello
FAQ
faq_slohello
- VPRAŠANJE 1. V primeru da v izjavi, s katero se italijanske ali slovenske javne ustanove ali subjekti javnega prava obvežejo, da bodo zagotovili potrebna finančna sredstva, ni naveden program in/ali javni razpis, oziroma da podrobnosti niso povsem jasne (naziv programa je na primer napačno ali delno naveden, izjava vsebuje napačno oštevilčenje, ali se izjava nanaša na neustrezni javni razpis, ali druga faza javnega razpisa ni nikjer navedena, ipd.). Ali je potrebno sestaviti novo izjavo?
- ODGOVOR 1. V kolikor je iz izjave mogoče nedvoumno ugotoviti Program in/ali javni razpis, ni potrebno predložiti nove izjave (na primer če je kljub nepopolnemu naslovu Programa jasno, da se le-ta nanaša na Program čezmejnega sodelovanja Italija-Slovenija 2007-2013, ali v primeru da izjava navaja besedilo »javni razpis 2/2009« ali le »javni razpis za standardne projekte«). V primeru, da iz izjave ni razvidno, da se le-ta nanaša na program oziroma razpis, je potrebno sestaviti novo izjavo.
- VPRAŠANJE 2. V primeru, da v izjavi, s katero se italijanske ali slovenske javne ustanove ali subjekti javnega prava obvežejo, da bodo zagotovili potrebna finančna sredstva, ni naveden razširjeni naslov projekta temveč le njegov akronim (ali obratno- naveden le naslov, akronim pa ne). Ali je potrebno sestaviti novo izjavo?
- ODGOVOR 2. V kolikor je mogoče nedvomno ugotoviti dotični projekt, ni potrebno sestaviti nove izjave (če akronim ni na primer naveden, mora biti v izjavi vljučen vsaj naslov ali obratno). Če iz izjave ni možno ugotoviti projekta, je potrebno sestaviti novo izjavo.
- VPRAŠANJE 3. V primeru, da v izjavi, s katero se italijanske ali slovenske javne ustanove ali subjekti javnega prava obvežejo, da bodo zagotovili potrebna finančna sredstva je naslov projekta napisan v angleškem jeziku, je potrebno sestaviti novo izjavo?
- ODGOVOR 3. V tem primeru je potrebno priraviti novo izjavo in navesti v italijanskem in slovenskem jeziku naslov, ki je enak naslovu v Prijavnici.
- VPRAŠANJE 4. V primeru, da se odgovarjajoči deleži partnerjev, ki so navedeni v izjavi, s katero se italijanske ali slovenske javne ustanove ali subjekti javnega prava obvežejo, da bodo zagotovili potrebna finančna sredstva, ne ujemajo z zneski v opisu stroškovnega načrta posameznih projektov – to velja tako za manjše spremembe zaradi zaokroženj (zaokroženje na 0,1%) kot za večje spremembe zneskov, višjih od zneskov v opisu stroškovnega načrta -, je potrebno pripraviti novo izjavo?
- ODGOVOR 4. V primeru, da je znesek v izjavi enak ali višji od vrednosti odgovarjajočega deleža partnerja, ni potrebno popraviti izjave, saj navedeni znesek predstavlja najvišjo vrednost za kritje lastnega dela projekta, s katero ustanova dokazuje svojo trajnost/finančno sposobnost. Novo izjavo je potrebno napisati le v primeru, da je navedeni znesek manjši od vrednosti odgovarjajočega deleža projektnega partnerja.
- VPRAŠANJE 5. V primeru, da v izjavi, s katero se italijanske ali slovenske javne ustanove ali subjekti javnega prava obvežejo, da bodo zagotovili potrebna finančna sredstva, ni še določena vrednost odgovarjajočega deleža partnerja in je zato napisana navedba »znesek naj bi znašal približno toliko evrov« ali »znesek znaša približno«, kar izraža nejasnost glede deleža, je potrebno napisati novo izjavo?
- ODGOVOR 5. V tem primeru je potrebno narediti novo izjavo in navesti točen znesek, ki ga projektni partner krije, ali maksimalen znesek, ki je enak ali višji od deleža, ki pripada partnerju.
- VPRAŠANJE 6. V primeru, da se znesek dodeljen vsakemu partnerju in naveden v izjavi, s katero se italijanske ali slovenske javne ustanove ali subjekti javnega prava obvežejo, da bodo zagotovili potrebna finančna sredstva, ne ujema s posameznimi deleži partnerjev, navedenih v opisu stroškovnega načrta, je potrebno sestaviti novo izjavo?
- ODGOVOR 6. Novo izjavo je potrebno napisati le v primeru, da je navedeni znesek manjši od vrednosti odgovarjajočega deleža projektnega partnerja. Če pa je znesek enak ali višji od deleža projektnega partnerja, na katerega se zadevna izjava nanaša, ni potrebno napisati nove izjave.
- VPRAŠANJE 7. V primeru, da so italijanske ali slovenske javne ustanove ali subjekti javnega prava predložili odredbo občinskega sveta v okviru prve stopnje postopka izbire strateških partnerjev in so jo nato dopolnili z izjavo župana ali zakonitega zastopnika, je potrebno napisati novo izjavo? Ali v primeru, da je v drugi stopnji javnega razpisa bila predložena nepopolna odredba, ki je bila posledično dopolnjena s predložitvijo sklepa ali izjave župana oziroma zakonitega zastopnika, je tudi potrebno pripraviti novo izjavo?
- ODGOVOR 7. V obeh primerih je potrebno v okviru druge stopnje sestaviti novo izjavo, ki vsebuje vse zahtevane podatke.
- VPRAŠANJE 8. V primeru, da izjavo o zagotavljanju kritja finančnih sredstev podpišejo vodje univerzitetnega oddelka oziroma oddelka znanstevno-raziskovalne ustanove, predsedniki združenj ali dekani (ki pri opravljanju svojih funkcij imajo s pooblastilom upravnega sveta popolno oblast in neodvisen položaj v internih aktih)vendar ni naveden sklep upravnega odbora/sveta, je potrebno, da slednji organ popravi sklep?
- ODGOVOR 8. V primeru, da iz priloženega pravilnika, statuta ali akta o pooblastilu je razvidno, da ima podpisnik pooblastila predhodnega dovoljenja upravnega odbora/sveta, ni potrebno predložiti uredbe upravnega sveta.
- VPRAŠANJE 9. V primeru, da se po oceni državnih pomoči zmanjša vrednost sredstev, namenjenih nekaterim partnerjem, je potrebno napisati nove izjave o kritju stroškov, ki jih vsak projektni partner pridobi?
- ODGOVOR 9. Ne. V primeru, da se po oceni državnih pomoči zmanjša delež sredstev, namenjenih nekaterim partnerjem, ni potrebno napisati novih izjav o kritju stroškov.
- VPRAŠANJE 10. Na kakšen način in v kakšnem roku je potrebno navedene akte spremeniti?
- ODGOVOR 10. Dopolnjene ali na novo napisane akte se Skupnemu tehničnemu sekretariatu Programa čezmejnega sodelovanja Slovenija-Italija 2007-2013 predloži skupaj s podpisanim sporazumom o partnerstvu.
- VPRAŠANJE 11. Ali lahko v primeru projektov z velikim številom projektnih partnerjev Pogodbo o partnerstvu žigosa in podpiše zakoniti zastopnik posameznega partnerja na zgolj eni strani (en partner na vsaki strani)? Na tak način se potem oštevilčijo strani tako, da se ohrani celovitost dokumenta. Kako lahko poenostavimo podpisovanje vsakega projektnega partnerja?
- ODGOVOR 11. Predlagamo, da v primeru projektov z velikim številom partnerjev, ponovite zadnjo stran tolikokrat, kolikor je število projektnih partnerjev. Tako lahko vsak partner ločeno podpiše in žigosa Pogodbo o partnerstvu. V naslednjem odgovoru pa so opisane zahteve glede pristojbine za registracijo in koleke.
- VPRAŠANJE 12. Ali je potrebno poravnati pristojbino za registracijo oziroma opremiti s koleki Pogodbo o dotaciji sofinanciranja (ki jo skleneta organ upravljanja in vodilni partner) in Pogodbo o partnerstvu (ki ga sklenejo vodilni partner in projektni partnerji)? Na kakšen način se opremi s koleki? Ali se te lahko te izdatke uveljavlja kot izdatke v okviru projekta?
- ODGOVOR 12. Pogodba o dotaciji sofinanciranja (sklenjena med organom upravljanja in vodilnim partnerjem) in Pogodba o partnerstvu (sklenjena med vodilnim partnerjem in projektnimi partnerji) imata naravo zasebnega prava. Gre za listini, ki ju ni potrebno notarsko overiti. Čeprav je (vsaj) na eni strani podpisnik javni subjekt, za veljavnost navedenih pogodb ni potrebna oz. zavezujoča notarska overitev. Natančneje:
- glede PRISTOJBINE ZA REGISTRACIJO: Potrebno je je poravnati le v primerih, ki jih določa veljavna italijanska zakonodaja oziroma DPR št. 131 z dne 26.04.1986 (Usklajeno besedilo o določilih, ki veljajo za pristojbino za registracijo), in sicer v višini 168,00 EUR. V primeru, da ena pogodbena stranka namerava uporabiti listino za namene, ki jih določa omenjeni zakon, mora pristojnemu davčnemu uradu (t.j. Agenzia delle entrate) priložiti originalni izvod in kopijo enako originalu tovrstne listine ter poravnati navedeno pristojbino za registracijo. Pristojna davčna agencija obdrži kopijo enako originalu, originali izvod pa predloži pogodbena stranka le za preveritev verodostojnosti listine in ga nato obdrži za lastne potrebe;
- kar zadeva opremljanja pogodb s KOLEKI: je le-to predvideno (Tarife, Poglavje I) za javne listine, zasebne dokumente, katerih avtentičnost potrdi notar z overitvijo oz. drugi pooblaščeni javni uslužbenec in za zasebne dokumente, ki vsebujejo sporazume ali enostranske izjave, s katerimi se ustvarja, spreminja, odpoveduje ali dokumentira/zabeleži pravno razmerje katere koli vrste, opisi, opažanja in izumi, ki so namenjeni urejanju razmerij med strankami-podpisnicami. Za vsako stran je predviden kolek v vrednosti 14,62 €.
Pogodba o dotaciji sofinanciranja in Pogodba o partnerstvu sta listini, za kateri v skladu z veljavno italijansko zakonodajo (DPR 1972/10/26 št 642) velja, da jih je potrebno opremiti s koleki, razen v izjemnih primerih, ki so navedeni v nadaljevanju. Opremljanja s koleki so oproščene listine in dokumenti, ki so bili sestavljeni s strani uprav držav članic, dežel, pokrajin, občin in njihovih konzorcijev, združenj ter gorskih skupnosti, pod pogojem, da so ti dokumenti namenjeni medsebojnemu poslovanju omenjenih institucij (Tabela v Prilogi B točke 16 DPR 642/72). Zato je Pogodba o dotaciji sofinanciranja, sklenjena med organom upravljanja in italijanskim javnim subjektom (enim od zgoraj navedenih), oproščena opremljanja s koleki. Izjema pa ne velja v primerih, ko je Pogodba o dotaciji sofinanciranja sklenjena med organom upravljanja in slovenskim javnim subjektom. Enako seveda velja v primeru Pogodbe o partnerstvu, ki jo sklenejo vodilni partner in projektni partnerji.
Obveznost opremljanja s koleki velja za vse originalne izvode dokumentov in vsako kopijo enako originalu. V primeru Pogodbe o dotaciji sofinanciranja, razen v primerih izjem, kot so navedene zgoraj, je potrebno opremiti s koleki tako dva originalna izvoda pogodbe, ki sta predvidena s Pogodbo o dotaciji sofinanciranja (19. člen) kot tudi vsako dodatno kopijo enako originalu.
V primeru Pogodbe o partnerstvu je potrebno s koleki opremiti originalni izvod dokumenta (v primeru, ko je podpisan tudi s strani vsaj enega italijanskega partnerja) in vsak dodatni izvod oziroma kopijo enako originalu, ki je bila izdana posameznemu italijanskemu projektnemu partnerju in ima veljavnost na italijanskem ozemlju. S koleki je potrebno opremiti tudi izvod pogodbe, ki je predložena organu upravljanja.
V skladu s 5. členom DPR 642/72, je potrebno s kolekom opremiti vsako peto stran dokumenta, torej en kolek zadostuje za 4 strani, ki obsega vsaka po 25 vrstic. V kolikor je dokumentu priložena priloga, je potrebno tudi to opremiti s koleki, in sicer od prve strani naprej.
IZDATKI ZA KOLEKE gredo v primeru Pogodbe o dotaciji sofinanciranja v breme vodilnega partnerja. Izdatki za koleke so v breme vodilnega partnerja tudi v primeru izvoda pogodbe o partnerstvu, ki jo je potrebno predložiti organu upravljanja. Vsak posamezen italijanski partner pa prevzame izdatke za koleke v primeru svojih izvodov Pogodbe o partnerstvu. Pri tem je potrebno poudariti, da sodijo izdatki za koleke med upravičene izdatke v okviru Programa. Omenjeni izdatki se uvrščajo v kategorijo izdatkov “Administrativni izdatki in ostali izdatki”, med katere spadajo vsi izdatki, ki so neposredno povezani s projektnimi aktivnostmi ter so navedeni v Prijavnici in so dejansko plačani, kar je dokazljivo z računi ali drugimi računovodskimi listinami. Upravičence želimo opozoriti, da je potrebno znesek tovrstnih izdatkov navesti v ustrezni kategoriji izdatkov v okviru stroškovnega načrta.
Oprema s koleki in pristojbine za registracijo se uporabljajo/obračunajo samo v primerih pravnih listin, sklenjenih na italijanskem ozemlju ali se tu uporabljajo. V skladu z 2. členom DPR št. 642 je potrebno s koleki opremiti listine, dokumente in evidence, navedene v prvem delu poglavja Tarife, če so sestavljeni v Italiji.
DPR, z dne 26.04.1986, št. 131, v 2. členu določa, da so zavezani k registraciji sledeči dokumenti:
a) dokumenti, navedeni v poglavju Tarife, če so pripravljeni v pisni obliki na ozemlju Republike Italije;
Pogodba o dotaciji sofinanciranja bo zagotovo pripravljena na območju Republike Italije, saj je tu sedež organa upravljanja, medtem ko je lahko Pogodba o partnerstvu sestavljena tudi na ozemlju Republike Slovenije. V slednjem primeru velja slovenska zakonodaja, ki pa v takšnih primerih ne predvideva podobnih dajatev oz. obdavčenj tovrstnih pogodb - torej, če bodo pogodbe o partnerstvu pripravljene v Sloveniji, jih ne bo potrebno opremiti s koleki in ne plačati pristojbine za registracijo. Pri tem ni pomembno, komu je predložen izvod pogodbe (italijanskemu partnerju / slovenskemu partnerju /OU), temveč kje je bil le-ta podpisan. Originalni izvod ali kopija enaka originalu Pogodbe o partnerstvu, tudi če je predložena OU ali italijanskemu partnerju, nista predmet takšnih obdavčitev.
- VPRAŠANJE 13. Ali je potrebno pogodbe opremiti s koleki v primeru vseh partnerjev? Ali mora biti tudi Prijavnica opremljena s koleki? Ali morajo biti opremljene s koleki vse kopije pogodb?
- ODGOVOR 13. Kar zadeva koleke, Pogodba o dotaciji sofinanciranja in Pogodba o partnerstvu sta dokumenta, ki ju je v skladu z veljavno italijansko zakonodajo, in sicer DPR 1972/10/26 št. 642, potrebno ustrezno opremiti s koleki. Določila omenjenega zakona veljajo za vse slovenske partnerje, tako zasebne kot javne, ter italijanske zasebne subjekte (o izjemah oz. oprostitvah glej odgovor št 12). Cena koleka je 14,62 EUR. Koleke je mogoče kupiti v kioskih. Prijavnica in Opis stroškovnega načrta sta zajeta v (oziroma njen sestavni del) Pogodbi o dotaciji sofinanciranja in ne njeni prilogi, zatorej ju ni potrebno opremljati s koleki. Da, s koleki je potrebno opremiti originalne izvode pogodbe, kakor tudi vsako kopijo le-te.
Izjeme so navedene v Prilogi B omenjenega zakona. Izjeme predstavljajo tudi "Listine, evidence in dokumenti, ki so v celoti oproščene opremljenja s koleki", in sicer:
”16. listine in dokumenti, ki so bili pripravljeni s strani uprav držav članic, dežel, pokrajin, občin in njihovih konzorcijev in združenj ter gorskih skupnosti, pod pogojem, da so ti dokumenti namenjeni medsebojnemu poslovanju omenjenih organizacij.
27-/bis / listine, dokumenti, pogodbe in kopije (tudi če imajo izjave o skladnosti z originalom), povzetki certificiranja, izjave, ki jih pripravijo ali pa jih zahtevajo neprofitne organizacije, športne zveze in organizacije, ki se ukvarjajo s promocijo športa, ki jih priznava CONI. Ta izjema se upošteva v primerih, ko so te organizacije med podpisniki teh dokumentov.
S koleki je potrebno opremiti vsak original ter kopijo enako originalu, ni pa potrebno s koleki opremiti fotokopij dokumenta. - VPRAŠANJE 14. Ali mora biti bančna garancija / zavarovanje, ki ga je potrebno predložiti prošnji za predplačilo, izdana s strani italijanske inštitucije?
- ODGOVOR 14. Predplačila je možno izdajati na podlagi prošnje VP, naslovjene na OU. Pogoja za izvajanje predplačil sta razpoložljivost sredstev ter bančno/zavarovalniško garancijo ali drugo enakovredno garancijo v skladu z veljavno italijansko nacionalno zakonodajo v višini celotne vrednosti zaprošenega predplačila. Veljavne bodo tudi bančne/zavarovalniške garancije ali druge enakovredne garancije, izdane s strani pristojnih institucij iz Sloveniji, ki zadostujejo pogojem, ki so jih dolžne spoštovati italijanske institucije oz. izhajajo iz veljavne italijanske nacionalne zakonodaje.
- VPRAŠANJE 15. Kot je zapisano v 5. točki 5. člena Sporazum Pogodbe o partnerstvu med VP in PP, je do 10. novembra 2010 potrebno OU predložiti zahtevek za povračilo v višini najmanj 20% skupne vrednosti projekta. Ali je mogoče, v primeru, da v tem časovnem obdobju ne bomo uspeli ustvariti izatkov v obsegu 20% skupne vrednosti projekta, navedeni člen Pogodbe o partnerstvu med VP in PP dopolniti?
- ODGOVOR 15. Ne, v tem primeru dopolnitev navedenega člena Pogodbe o partnerstvu ni potrebna, saj takšne primere ureja odstavek 4b 6. člena pogodbe. V kolikor bo obseg nastalih izdatkov, ki bodo zajeti v zahtevek za povračilo, ki bo predložen do 10. novembra 2010, manjši od predvidenih 20% skupne vrednosti projekta, bo potrebno v naslednjem letu predložiti zahtevek za povračilo, ki bo ustrezno povečan za izostale izdatke iz predhodnega leta (na primer, če bo obseg nastalih in zahtevanih izdatkov enak 12%, bo potrebno do 30.9.2011 predložiti zahtevek/ke obsegu 38%). V primerih, ko sprememba obsega zahtevkov za povračilo ne presega 10 odstotnih točk, je VP dolžen o tem obvestiti OU, ni pa potrebna uradna odobritev s strani OU. V primerih, ko pa sprememba obsega zahtevkov za povračilo presega 10% skupne vrednosti projekta, je potrebno pridobiti pisno odobritev s strani OU (na primer, če ste v roku do 10. novembra 2010 v okviru projekta ustvarili izdatke in predložili zahtevek za povračilo v obsegu 8% skupne vrednosti projekta, ste dolžni na OU nasloviti jasno in utemeljeno prošnjo in v kolikor bo OU izdal pozitivno mnenje, ste dolžni do 30.9.2011 predložiti zahtevke za povračilo v obsegu 42% skupne vrednosti projekta). V tem primeru spreminjanje letne porabe sredstev na podlagi 4b odstavka 6. člena za leto 2010 in 2011 ni možno.
- VPRAŠANJE 16. Ali lahko spremenimo "datum začetka" projekta? Ali lahko spremenimo čas trajanja projekta?
- ODGOVOR 16. Da, “datum začetka” projekta lahko spremente, vendar pa to ne sme vplivati na čas trajanja projekta (dolžina), ki mora ostati nespremenjen. Projektne aktivnosti se izvajajo v obdobju med "datum začetka" in "datum zaključka". Dejansko izvajanje projektnih aktivnosti se lahko začne z naslednjim dnem od oddaje projektne vloge oz. najkasneje v roku treh mesecev od datuma objave rezultatov javnega razpisa na spletni strani programa www.ita-slo.eu, torej najkasneje od 18.7.2010 . Projektne aktivnosti se morajo zaključiti v skladu z napovedanim »datumom zaključka« in v skladu z zahtevami javnega razpisa. Podaljšanje projekta je možno samo v izjemnih in utemeljenih primerih na podlagi predhodne odobritve pisne prošnje VP s strani OU, v skladu s pogoji predvidenimi v Pogodbi o sofinanciranju.
- VPRAŠANJE 17. Ali lahko spreminjamo kategorije izdatkov, navedene v Opisu stroškovnega načrta, tako da nekatere kategorije izdatkov ukinemo in uvedemo nove kategorije izdatkov, ki niso bile vključene v Opis stroškovnega načrta?
- ODGOVOR 17. Da, vendar samo s predhodnim pisnim soglasjem Organa upravljanja, lahko uvedete nove kategorije izdatkov, ki predhodno niso bile navedene v Opisu stroškovnega načrta. Predhodno pisno soglasje Organa upravljanja je potrebno tudi v primeru, ko uvajate nove kategorije izdatkov, katerih vrednost predstavlja spremembo pod 10% skupnih upravičenih izdatkov, Ob tem pa je potrebno poudariti, da vsakršna sprememba v Opisu stroškovnega načrta, aktivnosti, trajanja projekta, partnerstva in/ali odstop enega ali več projektnih partnerjev ne sme vplivati na izvedbo aktivnosti in rezultatov projekta.
- VPRAŠANJE 18 Katero različico Prijavnice se, v zvezi s 4. odstavkom 2. člena, t.j. ″Predmet pogodbe″, ″Vzorca Pogodbe o partnerstvu med vodilnim partnerjem in projektnimi partnerji″, upošteva kot ″zadnjo različico odobrene Prijavnice″? Spremembe v obsegu do največ 10% skupne vrednosti upravičenih izdatkov projekta je potrebno sporočiti oz. vključiti v Prijavnico in Opis stroškovnega načrta ali je o nastalih spremembah potrebno posebej obvestiti Organ upravljanja? Katere dokumente je potrebno, poleg Pogodbe o partnerstvu, posredovati Organu upravljanja?
- ODGOVOR 18 Zaradi velikega števila prošenj za pojasnila v zvezi s 4. odstavkom 2. člena, t.j. “Predmet pogodbe”, “Vzorca Pogodbe o partnerstvu med vodilnim partnerjem in projektnimi partnerji”, z namenom, da bi odpravili nejasnosti, s pričujočim dopisom pojasnjujemo, da se kot “zadnjo različico odobrene Prijavnice” upošteva Prijavnico odobreno s strani Nadzornega odbora. Prosimo vas, da Pogodbi o partnerstvu priložite omenjeno različico Prijavnice. Za potrebe evidentiranja, bomo s številko zadeve opremili Prijavnico, ki ste nam jo posredovali do roka določenega v javnem razpisu in jo hranimo na sedežu Organa upravljanja.
V kolikor bi vodilni partner s Pogodbo o partnerstvu posredoval spremenjeno Prijavnico in spremenjen Opis stroškovnega načrta v višini do največ 10% skupne vrednosti upravičenih izdatkov projekta, je dolžan, s podrobnimi pojasnili in utemeljitvami, o spremembah obvestiti Organ upravljanja. Organ upravljanja se bo seznanil s spremembami, ki bodo tako postale sestavni del Pogodbe, saj glede le-teh ni predvidena predhodna odobritev. Vodilni partner je dolžan priložiti tudi vse spremenjene dele Prijavnice in Opis stroškovnega načrta.
Dokumentacija, ki jo je poleg Pogodbe o partnerstvu potrebno posredovati, obsega:
- napoved zahtevkov za izplačila za leti 2010 in 2011;
- dopis s podrobnimi pojasnili in utemeljitvami, v kolikor je prišlo do sprememb v višini do največ 10% skupne vrednosti upravičenih izdatkov projekta;
- Izjave o finančni sposobnosti, v kolikor le-te niso bile predložene ob prijavi projekta oz. je bila priložena zgolj najava, da bodo izjave priložene v primeru, da bo projekt odobren.
Organ upravljanja ne prevzema odgovornosti, v primeru, da bi k Pogodbi o partnerstvu namenjeni uporabi s strani projektnih partnerjev ali drugi uporabi, bila priložena tiskana dokumentacija, ki ni enaka originalu dostavljenemu Organu upravljanja. Odgovornost v celoti nosi vodilni partner projekta. - VPRAŠANJE št. 19: V zvezi z javnim razpisom za predložitev strateških projektov št. 01/2009 in podpisom Pogodbe o dotaciji sofinanciranja med Organom upravljanja programa in vodilnim partnerjem, katere obrazce mora vodilni partner posredovati ob podpisu omenjene pogodbe?
- (NOVO) ODGOVOR št. 19: V zvezi z obrazci, ki jih je Skupni tehnični sekretariat posredoval vodilnim partnerjem skupaj z vzorcem omenjene pogodbe, vas obveščamo naslednje:
a) da v obrazec za določitev načina plačila morajo vpisati svoje bančne podatke, kot sledi:
samo slovenski vodilni partnerji- posredujejo izpolnjen obrazec za določitev načina plačila (izpolnijo specifično verzijo za slovenske VP) – Prav tako slovenski vodilni partnerji predložijo tudi izpolnjeno izjavo, s katero zagotavljajo, da nimajo davčne številke v Italiji;
italijanski vodilni in projektni partnerji- posredujejo izpolnjen obrazec za določitev načina plačila, ki je pripravljen za italijanske partnerje;
b) obrazec »Nadomestna izjava o znanem dejstvu v skladu s pravilom de minimis za VP in/ali PP« izpolnijo le subjekti opredeljeni v točki 1 3. člena Pogodbe o dotaciji sofinanciranja;
c) izjavo, ki se nanaša na “raziskovalne ustanove, ki ne opravljajo pridobitne dejavnosti” izpolnijo le italijanski vodilni in projektni partnerji, ki sodijo v omenjeno kategorijo;
Zgoraj navedene izpolnjene obrazce je potrebno posredovati Organu upravljanja v roku 10 dni od podpisa Pogodbe o dotaciji sofinanciranja, vsekakor pa pred posredovanjem zahtevka za predplačilo oz. izplačilo.
d) v primeru, da vodilni partner predloži zahtevek za predplačilo iz sredstev ESRR, mora k zahtevku za predplačilo priložiti bančno garancijo v enakem znesku zahtevanega predplačila in jo posredovati Organu upravljanja. Za bančno garancijo, lahko zaprosite po podpisu pogodbe. - Vprašanje št. 20. Ali so subjekti zasebnega prava pri nabavi blaga in storitev za izvajanje projektnih aktivnosti v okviru Programa čezmejnega sodelovanja Slovenija-Italija 2007-2013 zavezani k spoštovanju predpisov in postopkov javnega naročanja?
- Odgovor št. 20: 2. in 5. odstavek 9. Člena Uredbe (ES) št. 1083/2006 določata, da morajo biti operacije, ki prejemajo sredstva iz evropskih skladov za obdobje 2007-2013, v skladu z določbami sprejetih pogodb in aktov, ter s politikami Skupnosti, vključno s tistimi, ki zadevajo oddajo javnih naročil. S tem v zvezi naj opomnimo, da je potrebno upoštevati naslednje direktive Skupnosti: Direktivo 2004/17/ES Evropskega parlamenta in Sveta o usklajevanju postopkov javnih naročil naročnikov v vodnem, energetskem in transportnem sektorju ter sektorju poštnih storitev in nadaljnje spremembe ter Direktivo 2004/18/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 31. marca 2004 o usklajevanju postopkov za oddajo javnih naročil gradenj, blaga in storitev in nadaljnje spremembe. V zvezi z javnimi naročili, za katera ne veljajo ali le delno veljajo direktive Skupnosti, je potrebno upoštevati tudi razlagalno sporočilo Komisije 2006/C 179/02 o zakonodaji Skupnosti, ki velja za oddajo javnih naročil, ki niso zajeta ali so le delno zajeta v direktivah o javnih naročilih, ter razlagalno sporočilo Komisije 2008/C 91/02 o uporabi zakonodaje Skupnosti v zvezi z javnimi naročili in koncesijami za institucionalizirana javno-zasebna partnerstva.
Specifična navodila za italijanske vodilne in projektne partnerje
Pri javnih naročilih za nabavo blaga in storitev je potrebno upoštevati veljavno zakonodajo Skupnosti in veljavno nacionalno zakonodajo. Na nacionalni ravni je potrebno upoštevati »Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi, forniture« (Zakon o javnem naročanju gradenj, storitev in blaga) odobren z Zakonskim odlokom št. 163 z dne 12. aprila 2006 in posodobljen s spremembami, uvedenimi z Zakonskim odlokom z dne 12. maja 2006, št. 173, z Zakonskim odlokom z dne 26. januarja 2007 št. 6, z Zakonskim odlokom z dne 31.07.2007 št. 113 in z Zakonskim odlokom z dne 11. septembra 2008, št. 152.
Subjekti zasebnega prava, ki so zavezani k spoštovanju »Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi, forniture« (Zakona o javnem naročanju gradenj, storitev in blaga), morajo upoštevati II. DEL – »CONTRATTI PUBBLICI RELATIVI A LAVORI, SERVIZI E FORNITURE NEI SETTORI ORDINARI.« (POGODBE O JAVNIH NAROČILIH GRADENJ, STORITEV IN BLAGA V REDNIH SEKTORJIH) Naslov I »CONTRATTI DI RILEVANZA COMUNITARIA« (POGODBE, KI SO VEČJEGA POMENA ZA SKUPNOST), 32. člen - Uprava naročnica in drugi naročniki (1. in 8. člen Direktive 2004/18; 2. člen zakona št. 109/1994; 1. člen Zakonskega odloka št. 358/1992; 2. in 3. člen, 5. alineja Zakonskega odloka št. 157/1995, točki d) in e). Navedeni členi določajo, da morajo subjekti zasebnega prava delovati v skladu z določili »Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi, forniture« (Zakona o javnem naročanju gradenj, storitev in blaga) v primerih:
• naročil gradnje, oddanih s strani subjektov zasebnega prava iz seznama v prilogi I »Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi, forniture« (Zakona o javnem naročanju gradenj, storitev in blaga), ter gradbenih del za bolnišnice, športne in rekreacijske strukture, strukture za prosti čas, šolske in univerzitetne zgradbe ter zgradbe, namenjene javnim administrativnim funkcijam, za katere predvidene vrednosti presegajo milijon evrov, in za izvedbo katerih je s strani subjektov, navedenih pod točko a), predviden neposredni in specifični prispevek v obliki subvencioniranja obresti ali kapitalskega financiranja, katerega revalorizirana vrednost presega 50 odstotkov vrednosti gradnje;
• javnih naročil storitev, oddanih s strani subjektov zasebnega prava za storitve, katerih ocenjena vrednost brez DDV-ja je enaka ali presega 211.000 evrov, v primerih, ko so le-ta povezana z javnim naročilom gradnje, ki je navedena v zgornji točki in za katero je s strani uprave naročnice predviden neposredni in specifični prispevek v obliki subvencioniranja obresti ali kapitalskega financiranja, katerega revalorizirana vrednost presega 50 odstotkov vrednosti storitev.
Ob upoštevanju določb »Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi, forniture« (Zakona o javnem naročanju gradenj, storitev in blaga), ki je bil sprejet za izvajanje Direktiv 2004/17/CE in 2004/18/CE (Zakonski odlok z dne 12. aprila 2006, št. 163), mora uprava naročnica za javna naročila, za katera določbe teh direktiv ne veljajo ali veljajo le delno, predvsem pa za javna naročila katerih vrednosti so nižje od mejnih vrednosti za izvajanje direktiv o “javnem naročanju”, upoštevati temeljne določbe, ki izhajajo neposredno iz določb in načel Pogodbe ES, skladno z ustaljeno sodno prakso Evropskega sodišča. Z namenom, da se zagotovi spoštovanje navedenih določil mora VP ali PP pri izvajanju projektov sofinanciranih iz Programa čezmejnega sodelovanja Slovenija-Italija 2007-2013, zahtevati najmanj tri ponudbe. V primeru, da izbere ponudbo, ki ekonomsko ni najbolj ugodna, mora izbirni postopek obrazložiti in utemeljiti.
Velja poudariti, da ima prvostopenjska kontrola v okviru celotnega predvidenega postopka in za vsak posamezni možni predmet javnega naročanja (storitev, gradenj, blaga) pravico do preverjanja upoštevanja zakonodaje Skupnosti in nacionalne zakonodaje.
Specifična navodila za slovenske vodilne partnerje in projektne partnerje
Partnerji so dolžni spoštovati nacionalno zakonodajo na področju javnega naročanja. V kolikor so partnerji subjekti zasebnega prava in niso naročniki po zakonodaji, ki ureja javno naročanje, so ob upoštevanju splošnih načel gospodarnosti in transparentnosti dolžni upoštevati načelo zagotavljanja konkurence med ponudniki, pri čemer je potrebno za naročila, ki presegajo vrednosti opredeljene v zakonodaji s področja javnega naročanja in sicer za vsako naročanje blaga in storitev, katerih vrednost presega znesek 20.000 EUR oziroma v primeru naročanja gradenj, katerih vrednost presega znesek 40.000 EUR, pridobiti najmanj tri (3) ponudbe. V primeru, da ni možno pridobiti več kot eno (1) ponudbo, je prejemnik dolžan pripraviti pisno obrazložitev. Ponudbe predstavljajo del dokazne dokumentacije. V primeru neupoštevanja tega načela, bodo lahko nastali izdatki opredeljeni kot neupravičeni do sofinanciranja iz naslova programa. - Vprašanje št. 21. Za pravilno izvajanje projekta sofinanciranega v okviru Programa čezmejnega sodelovanja Slovenija-Italija 2007-2013 je predvideno zagotavljanje revizijskih sledi. OU predvideva sestavo standardnih revizijskih sledi za vse projekte ali vsako posamezno partnerstvo zagotavlja svoje revizijske sledi?
- Odgovor št. 21: Na spletni strani je na voljo vzorec revizijske sledi, ki je pripravljen v excelovem delovnem zvezku in vsebuje več listov. Upravičenec izpolni lista z naslovom: »Osnovni podatki projekta« (skrajšano »Osn. pod. proj.«) ter »Izvajanje in Poročanje« (skrajšano »Izv. in poroc.«).
Upravičencem so na voljo so tudi »Navodila za zagotavljanje revizijskih sledi«.
Naj opozorimo, da je bil za vsak strateški projekt določen skrbnik projekta znotraj STS, na katerega se lahko vodilni partner projekta obrne za pojasnila glede specifičnih vidikov projektnih aktivnosti, ki jih je potrebno vnesti v revizijske sledi.
- Vprašanje št. 22. Revizijska sled predvideva, da se pri izpolnjevanju stolpca »Lokacija arhivov« vnese natančne podatke o kraju arhiva, kjer se hrani projektna dokumentacija (naslov, nadstropje, soba). V okviru projekta sodelujejo partnerji, ki imajo prostore v najemu oz. oddelki univerz in raziskovalnih ustanov, ki so združeni ali premeščeni (preselitev v drugo stavbo, mesto) v času izvajanja projekta ali po zaključku projekta. Kako naj upravičenci ravnajo v takih primerih? Je potrebno revizijsko sled zagotavljati tudi po zaključku projekta?
- Odgovor št. 22: Revizijska sled je dinamično sredstvo, ki prikazuje morebitne spremembe/novosti nastale v organizacijski strukturi, v postopkih izvajanja, v kriterijih arhiviranja dokumentacije in posledično mora zagotavljati tudi prikaz morebitnih sprememb sedežev, kjer se dokumentacija hrani.
V primeru, da spremembe sedeža/ev v katerem/ih se hrani projektna dokumentacija enega ali več projektnih partnerjev nastanejo v času izvajanja projekta, je potrebno o le-teh poročati v revizijski sledi. Del revizijske sledi, ki se nanaša na lokacijo arhivov zagotavlja prikaz poteka dokumentacije o izvajanju projekta in hkrati omogoča takojšnjo dostopnost dokumentacije v primeru kontrol predvidenih v okviru Programa.
V primeru, da gre za spremembe sedeža/ev, kjer se hrani projektna dokumentacija enega ali več projektnih partnerjev, ki nastanejo po zaključku projekta, je potrebno o nastalih spremembah poročati v okviru revizijske sledi ter o nastanku le-teh obvestiti tudi Organ upravljanja.
- Vprašanje št. 23. Kako je potrebno pripraviti Izjavo glede narave projektnih aktivnosti za posameznega projektnega partnerja, pri katerem je bila ugotovljena relevantnost za državne pomoči? Kdaj jo je potrebno predložiti?
- Odgovor št. 23. Izjava glede narave projektnih aktivnosti naj vsebuje naslednje elemente:
- uvodni del: povzetek določil, aktov, pogodb, koncesij ali drugih dokumentov v katerih je razvidno, katere javne funkcije ima ustanova oz. katere aktivnosti splošnega interesa,
- jedro: povzetek aktivnosti projekta in morebitne utemeljitve aktivnosti z vidika uvodnega povzetka določil in aktov,
- zaključek: izrek izjave na podlagi uvoda in jedra.
Izjavo s strani posameznega projektnega partnerja, pri katerih je bila ugotovljena relevantnost za državne pomoči, predloži vodilni partner Organu upravljanja v 15. dneh po podpisu Pogodbe o dotaciji sofinanciranja med Organom upravljanja in vodilnim partnerjem, kot je predvideno v 2. in 3. členu Pogodbe o dotaciji sofinanciranja.
