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FAQ
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- 1. a) All'Autorità di Gestione è stata trasmessa nei tempi stabiliti, la Dichiarazione di accettazione del contributo, sottoscritta dal legale rappresentante. Tale dichiarazione nell'ultimo punto stabilisce che a seguito dell'accettazione del contributo aggiuntivo i progetti non possono essere prorogati. Vi è comunque la possibilità di prorogare la durata del progetto?
- La proroga della durata del progetto è possibile in via eccezionale per i progetti che dimostrano di non avere sostenuto spese che superano gli importi previsti nel Piano finanziario (overbooking o overcommittment) o per i quali i fondi aggiuntivi assegnati superano le spese sostenute in overbooking o overcommittment. La proroga della durata del progetto deve essere approvata dal Comitato di Sorveglianza del Programma sulla base della Scheda progettuale e del Piano finanziario presentato nonché dell’Integrazione al Contratto di partenariato sottoscritto. L’approvazione della proroga della durata del progetto sarà ufficialmente resa nota indicativamente nel mese di marzo 2015. Le richieste di proroga saranno esaminate caso per caso dal Comitato di Sorveglianza.
- b) Nel caso in cui, tenuto conto di quanto riportato nella risposta alla domanda n.1, si decidesse di richiedere una proroga della durata del progetto, è necessario inviare nuovamente la Dichiarazione di accettazione del contributo?
- NON è necessario inviare una nuova Dichiarazione di accettazione del contributo, basta trasmettere all’Autorità di Gestione una nota integrativa alla Dichiarazione già inviata nella quale viene specificato fino a quale data si intende prorogare la durata del progetto, per quali attività, i partner progettuali che saranno responsabili dell’attuazione di tali attività nonché il relativo importo. La proroga dovrebbe essere più breve possibile, in quanto la durata del periodo di proroga richiesto rappresenterà un elemento fondamentale per l’approvazione da parte del Comitato di Sorveglianza.
- 2. Unitamente all'accettazione dei fondi aggiuntivi è stata richiesta una proroga della durata del progetto. Le Relazioni finali dei singoli beneficiari sono già state trasmesse alla Struttura per il controllo di primo livello. Quali sono le modalità previste per la rendicontazione delle spese connesse al contributo aggiuntivo percepito?
- In questo caso è necessario trasmettere alla Struttura per il controllo di primo livello competente una nuova Relazione, che nella sezione “Dati sul progetto, N. della relazione” viene indicata come “Integrazione della Relazione finale-fondi aggiuntivi” (sistema informatico per la gestione della rendicontazione on-line) ovvero, nel caso dei progetti strategici, nel menù a tendina del modello Excel è necessario selezionare “Integrazione della Relazione finale-fondi aggiuntivi/Dopolnitev zaključnega poročila – dodatna sredstva”.
- 3. Quando è necessario trasmettere la Relazione finale del beneficiario alla Struttura per il controllo di primo livello competente? Le disposizioni contrattuali prevedono la trasmissione di tale Relazione entro e non oltre il 31/01/2015, tuttavia nel nostro caso si è proceduto all'accettazione di fondi aggiuntivi mentre la durata del progetto non è stata modificata.
- I beneficiari possono trasmettere alla Struttura per il controllo di primo livello competente una sola Relazione finale comprensiva anche delle spese sostenute a seguito dell’accettazione dei fondi aggiuntivi. Tale modalità permetterà una più celere verifica da parte della Struttura di controllo di primo livello, che procederà al controllo di un’unica Relazione finale per singolo beneficiario. Tuttavia è necessario evidenziare che in questo caso il rimborso delle spese al singolo beneficiario sarà dilazionato nel tempo. Pertanto, il beneficiario ha la possibilità di predisporre due diverse Relazioni, la Relazione finale ed un’Integrazione della Relazione finale-fondi aggiuntivi. La decisione sul numero di relazioni da predisporre è lasciata alla discrezione del partenariato, coordinato dal Lead Partner, tenendo conto della liquidità finanziaria dei singoli beneficiari.
- 4. È possibile includere nella documentazione (Scheda progettuale e Piano finanziario aggiornati, Modello ad-hoc per le modifiche maggiori) che deve essere trasmessa all'Autorità di Gestione entro 45 dalla sottoscrizione della Dichiarazione di accettazione del contributo anche altre modifiche connesse all'attuazione del progetto.
- Si, tuttavia è necessario prestare particolare attenzione alle spese cumulative già convalidate per singola categoria di spesa (BL) e singolo partner progettuale (PP), in quanto non è consentito diminuire gli importi del Piano finanziario relativi a spese già convalidate.
- 5. È possibile apportare modifiche ad attività per le quali le spese sono già state convalidate da parte della Struttura di controllo di primo livello competente?
- No, in quanto tali modifiche potrebbero causare ritardi nelle procedure di verifica della documentazione nonché moltiplicare il numero di invii della stessa.
- 6. Quando è prevista la sottoscrizione dell'Integrazione al Contratto di concessione del Finanziamento che includerà l'assegnazione del contributo aggiuntivo? Tale integrazione rappresenta le base giuridica per l’avvio di procedure di gara connesse all'attuazione delle attività finanziate con i fondi aggiuntivi.
- La decisione definitiva di approvazione delle modifiche maggiori e minori, conseguenti all’assegnazione di fondi aggiuntivi, sarà assunta dal Comitato di Sorveglianza del Programma a seguito della ricezione della documentazione che il Lead Partner è tenuto a trasmettere entro 45 giorni dalla sottoscrizione della Dichiarazione di accettazione del contributo. Successivamente è prevista la sottoscrizione dell’Integrazione al Contratto di concessione del finanziamento. È possibile avviare le procedure di gara anche sulla base della Dichiarazione di accettazione del contributo sottoscritta dal legale rappresentante. Qualora invece questo non sia possibile e per l’avvio di tali procedure sia necessaria l’Integrazione al Contratto di concessione del Finanziamento, i fondi aggiuntivi saranno trasferiti ad altri beneficiari o progetti. Indicativamente le procedure relative alla sottoscrizione dell’Integrazione al Contratto di concessione del Finanziamento potrebbero concludersi nel mese di marzo 2015.
- 7. In caso di accettazione dei fondi aggiuntivi è possibile modificare l’ammontare dei fondi assegnati ad attività che ricadono nell’ambito degli Aiuti di Stato?
- Come stabilito dalle disposizioni dell'art. 3 del Contratto di concessione del Finanziamento tra l'Autorità di Gestione e il Lead partner, viene preclusa la possibilità di apportare ogni qualsivoglia modifica al piano finanziario di progetto, riguardante le attività ricadenti nell’ambito degli Aiuti di Stato diretti ed assoggettati al relativo regime che comporti una variazione nell’ammontare complessivo del contributo concesso al singolo partner progettuale.
- 8. In seguito all’accettazione di fondi aggiuntivi è possibile trasmettere più “Integrazioni della Relazione finale - fondi aggiuntivi” alla competente Struttura per il controllo di primo livello?
- Il singolo beneficiario può trasmettere alla Struttura per il controllo di primo livello competente una sola “Integrazione della Relazione finale - fondi aggiuntivi”.
- 9. La risposta alla domanda n.1 stabilisce che la proroga della durata del progetto è possibile unicamente dimostrando l'assenza di spese che superano gli importi previsti nel Piano finanziario (overbooking o overcommitment). Quali documenti a comprova dell’assenza di overbooking o overcommittment è necessario allegare alla richiesta di proroga?
- Il Lead partner del progetto è tenuto ad informare tutti i propri partner progettuali riguardo ai contenuti delle F.A.Q. per i progetti che a seguito della comunicazione dell'Autorità di Gestione relativa all'assegnazione di fondi aggiuntivi (Prot. N. 32642/FIN di data 26/11/2014) hanno trasmesso la Dichiarazione di accettazione del contributo. La diffusione delle informazioni contenute nelle F.A.Q. può avvenire tramite posta elettronica o nell’ambito di un incontro del partenariato con conseguente predisposizione di un verbale. In seguito, ogni singolo partner progettuale trasmette al Lead partner una conferma scritta in cui attesta di essere a conoscenza dei contenuti della F.A.Q. n. 1 e di non avere spese che superano gli importi previsti nel Piano finanziario (overbooking o overcommittment). Il Lead partner raccoglie e trasmette i riscontri scritti dei singoli PP all’Autorità di Gestione, unitamente alla restante documentazione richiesta, entro le scadenze previste nella comunicazione relativa all’assegnazione di fondi aggiuntivi (Prot. N. 32642/FIN di data 26/11/2014).
