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FAQ
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- Domanda 1. Relativamente ai costi di amministrazione (Par. 11 del manuale) cosa si intende per "Spese per la tenuta della contabilità del progetto"? L'eventuale incarico per coordinare la contabilità e le rendicontazioni del progetto? Oppure questo deve essere inserito tra le voci di costo di cui al punto 5, Spese per personale esterno.
- Le spese della tenuta della contabilità si riferiscono ad eventuali spese per la tenuta delle paghe (es. commercialista ad hoc o consulente del lavoro) che il partner può decidere di esternalizzare. L'incarico per redigere le rendicontazioni e per la generale gestione amministrativa del progetto va invece inserita come spesa di "personale esterno/interno".
- Domanda 2. Con riferimento alla contabilità separata per il progetto (p. 8 del manuale), è da ritenersi sufficiente l’istituzione di capitoli ad hoc per l'entrata e per tutte le spese, fatta eccezione per quelle relative al personale interno (intendendo il personale assunto a tempo indeterminato)?
- Trattandosi di un ente pubblico, le spese per personale interno sono già inserite nei vari capitoli di bilancio dell'ente. Mentre per tutte le altre risulterebbe più semplice l'istituzione di nuovi capitoli.
La ratio della contabilità separata è l'identificazione immediata e facile dei flussi finanziari riguardanti il progetto. L'istituzione di capitoli ad hoc risponde a tale esigenza. Per i costi di personale interno va presentata in fase di rendicontazione tutta la documentazione descritta nel Manuale delle spese al capitolo 4.
Da tali documenti deve risultare chiaro l'ammontare di ore lavorate dal personale interno a valere sul singolo progetto.
Esiste la possibilità, sulla base della documentazione giustificativa, che i fondi spesi (e anticipati) dall'ente per il personale interno, siano rimborsati al capitolo dell'ente con fondi dedicati al programma ed iscritti nei capitoli E/U ad hoc del progetto (commutazione in conto entrata). - Domanda 3. La progettazione e inclusa come costo nel budget dei progetti strategici?
- La progettazione, intesa come spesa relativa ad attività per la predisposizione del progetto prima della presentazione dello stesso all’ufficio regionale competente, È ammissibile ai sensi del par. 10 “Costi preparatori” del Manuale sull’ammissibilità della spesa, gli Aiuti di Stato e la rendicontazione.
In particolare, risultano ammissibili:
1. spese per l’organizzazione e la partecipazione alle riunioni preparatorie tra partner di progetto;
2. costi di elaborazione della documentazione tecnica (es. studi di fattibilità) o di specifiche ricerche necessarie alla redazione del progetto;
3. spese di traduzione e redazione della scheda progettuale. - Domanda 4. I costi di certificazione delle spese possono essere imputati ai singoli partner quota parte o devono essere caricati tutti nel budget del Lead Partner?
- I costi del controllo di primo livello possono essere imputati a ciascun partner. E' comunque una scelta del LP e della sua partnership.
Si tenga in conto che si prevede l'imputazione di tali costi al progetto solo nel caso in cui i controlli siano esternalizzati.
Il Programma operativo prevede, per i partner italiani, tale esternalizzazione. Tuttavia, i partner di Programma e i Ministeri competenti stanno valutando l'opportunità di mantenere interni all'amministrazione regionale tali controlli. In tal caso, si provvederà a una modifica del PO (con nuova decisione della Commissione europea) ed essi non sarebbero caricati sui progetti.
Tale eventualità (da decidersi a cura del Comitato di Sorveglianza) non è stata ancora formalizzata per cui la questione rimane al momento sospesa ma sarà chiarita in tempo debito prima della dovuta compilazione della scheda progettuale della seconda fase di selezione. - Domanda 5. Nel manuale (rif. bando n. 01/2008 per progetti strategici) si legge che la data di inizio del progetto coincide con quella dell'inizio delle attività preparatorie e che la durata massima del progetto non può superare i 48 mesi. I lavori di preparazione, nel nostro caso, hanno avuto inizio nel mese di marzo 2008 e la durata di implementazione del progetto si stima in oltre 3 anni. Considerando i tempi necessari all'approvazione del progetto di 11 mesi la durata complessiva del nostro progetto risulta essere di circa 54 mesi. E' possibile indicare come data di avvio la data di inizio effettivo del progetto a seguito dell'approvazione ed indicare la data di inizio delle attività preparatorie in un'altra sezione del formulario (es all'interno del WP di riferimento) ai fini dell'ammissibilità dei rispettivi costi?
- Si faccia riferimento al Manuale sull’ammissibilità della spesa pubblicato congiuntamente ai singoli bandi.
In linea generale, in caso di costi preparatori, va previsto obbligatoriamente un WP specifico a ricomprendere la descrizione delle attività; inoltre, per la rendicontazione dei costi preparatori (si legga il manuale nel capitolo di riferimento) bisogna presentare la stessa documentazione giustificativa di spesa e di pagamento prevista per gli altri costi. Per cu, se non si sia conservata la documentazione giustificativa, le spese non sarebbero eleggibili e potrebbe essere conveniente slittare la data di inizio in avanti.
In particolare, con riferimento al bando n. 01/2008 per progetti strategici, essendo fissata in 48 mesi la durata massima, il partner deve valutare la convenienza di quanto "retro-datare" l'inizio del progetto a comprendere le attività preparatorie.
E' certamente possibile indicare come data di avvio la data di inizio effettivo del progetto a seguito dell'approvazione ma in tale caso le attività preparatorie antecedenti non sarebbero rendicontabili. - Domanda 6. Dal momento che non è prevista una budget line specifica, in quale categoria di spesa vanno imputati i costi per viaggi, missioni e diarie del personale coinvolto nella realizzazione del progetto?
- Come evidenziato nel Manuale sull’ammissibilità della spesa, questi costi devono essere contabilizzati all’interno delle voci “personale interno” e/o “personale esterno”, prestando attenzione alle diverse disposizioni previste dalla legislazione in vigore in Italia ed in Slovenia.
Le diarie giornaliere risultano ammissibili qualora consentite dal regolamento interno del beneficiario ed in conformità alla legislazione vigente in materia, nonché debitamente supportate da idonea documentazione. Nel caso di incarichi di consulenza, all’interno del contratti deve essere specificato l’importo destinato alle spese per viaggi, missioni, ecc. (cfr. specifiche sezione del Manuale sull’ammissibilità della spesa). - Domanda 7. Costi per campagne di sensibilizzazione sulla sostenibilità ambientale, campagne radio-tv-media, realizzazione di opuscoli informativi o manuali didattici per le scuole sulla sostenibilità ambientale possono rientrare nella voce COSTI PER INFORMAZIONE E PUBBLICITA' ad eccezione dei consulenti esterni che realizzeranno la parte creativa (progetto dei materiali di comunicazione ed informazione) il cui costo può essere inserito nella voce PERSONALE ESTERNO?
- I costi di animazione saranno imputati alla voce "informazione e pubblicità", mentre quelli dei consulenti impiegati per lo svolgimento delle campagne di sensibilizzazione in tema ambientale andranno rendicontati nell'ambito della categoria "personale esterno" secondo le modalità specificate nel Manuale sull'ammissibilità della spesa.
- Domanda 8. Bando n. 01/2008 per progetti strategici. Il Manuale sull'ammissibilità della spesa. Cap. 8 - Costi per investimenti infrastrutturali, punto d)Affitto di proprietà immobiliari, l'ultima frase di questo capoverso riporta: "per gli immobili in affitto non sono ammissibili attività di recupero e ristrutturazione". La questione che vi poniamo è la seguente: Nel caso in cui un Comune ci concedesse in possesso un suo vano per più di 30 anni, sarebbe forse possibilie effettuare delle ristrutturazioni in questo vano con i fondi di tale Programma?
- La ratio è evitare che i fondi di Programma vadano a beneficio di enti che non figurino tra i beneficiari, tenendo in conto comunque che qualsiasi intervento infrastrutturale deve essere direttamente collegato agli obiettivi del progetto e il rapporto costo/beneficio dell'infrastruttura va dimostrato alla luce della valenza transfrontaliera dell'infrastruttura medesima.
Si faccia fede a quanto previsto dal Manuale di riferimento pubblicato congiuntamente ai singoli bandi. - Domanda 9. In quale categoria di spesa possono rientrare i beni di consumo quali provette, siringhe e altro materiale di laboratorio utilizzabile una sola volta ma necessario ai fini di una sperimentazione prevista da un progetto e relativa a un’attività formativa transfrontaliera in campo sanitario?
- Possono essere inseriti o in spese per attrezzature o in altri costi.
- Domanda 10. Con riferimento al manuale sull'ammissibilità della spesa a pagina 13 si parla dei costi del personale interno ai sensi della normativa slovena. In particolare:
I costi dei dipendenti pubblici assegnati al progetto e impiegati da organizzazioni parzialmente finanziate con fondi statali o comunali, sono ammissibili se nel contratto di lavoro o altro documento equivalente sono evidenziati:
1. il ruolo, i compiti e la dimensione dei lavori svolti nell'ambito del progetto,
2. il periodo di impiego nel progetto,
3. l'importo corrisposto per il lavoro svolto nell'ambito del progetto corredato dalla dichiarazione attestante che tale lavoro svolto non è finanziato dal bilancio statale/comunale.
Si parla di documento equivalente nel quale vengano evidenziati ruolo, periodo,importo, ecc: che tipo di documentazione è necessario produrre con esattezza? Potreste fornire qualche esempio?
- Generalmente il contratto di lavoro è sottoscritto dal datore di lavoro e dal dipendente; si può inoltre sottoscrivere anche l'allegato al contratto relativo alle prestazioni da fornire nell'ambito del progetto. In tale allegato dovrebbero figurare tutte le informazioni citate nella domanda.
In sostituzione dell'allegato può essere predisposto una sorta di decisione/decreto (in lingua slovena: “sklep”) che contenga le informazioni richieste. Tali documenti vanno considerati quali atti interni Purtroppo non esistono modelli di tali documenti, ma sicuramente i partner sloveni sono a conoscenza dell'argomento e potranno fornire maggiori informazioni.
